perencanaan manajemen

BAB I

PENDAHULUAN

I.                   LATAR BELAKANG

Perencanaan sering disebut fungsi manajemen yang utama karena menentukan dasar untuk semua hal lainnya yang dilakukan para manajer ketika mengelola, memimpin, dan mengendalikan. Perencanaan pasti juga memerlukan banyak usaha. Dan ada beberapa alasan mengapa para manajer harus melakukan perencanaan.

Pertama, perencanaan memberikan arah kepada para manajer dan nonmanajer. Ketika karyawan mengetahui apa yang berusaha dicapai oleh organisasi atau unit kerja mereka dan apa yang harus mereka kontribusikan untuk mencapai tujuan itu, mereka dapat mengoordinasikan kegiatannya, saling bekerja sama, dan melakukan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan ini. Tanpa perencanaan, departemen dan perorangan harus bekerja lintas tujuan serta mencegah organisasi mencapai tujuannya secara efisien.

Selain, perencanaan mengurangi ketidakpastian dengan mendorong para manajernya memandang ke depan, mengantisipasi perubahan, mempertimbangkan banyak perubahan, dan mengembangkan respon yang tepat. Meskipun perencanaan tidak akan menghilangkan ketidakpastian, manajer akan tetap melakukan perencanaan hingga mereka dapat merespon secara efektif.

Selain itu, perencanaan juga meminimalkan pemborosan dan kekosongan. Apabila aktivitas kerja dikoordinasikan sesuai rencana, ketidakefisienan akan menjadi jelas dan dapat diperbaiki atau dihilangkan.

Terakhir, perencanaan menetapkan tujuan atau standar yang digunakan dalam pengendalian. Ketika para manajer melakukan perencanaan, mereka mengembangkan tujuan dan rencana. Ketika mereka melakukan pengendalian, mereka melihat apakah rencana itu telah dilaksanakan dan tujuan terpenuhi. Tanpa perencanaan, tidak akan ada tujuan yang dapat digunakan  untuk mengukur atau mengevakuasi usaha kerja.

II.                RUMUSAN MASALAH

1.      Apa pengertian perencanaan?

2.      Apa itu rencana? Siapakah perencana itu?

3.      Kenapa perencanaan dan rencana sangat penting?

4.      Apa tujuan perencanaan?

5.      Keuntungan dan Kerugian Perencanaan

6.      Syarat-Syarat Perencanaan yang Baik

III.             TUJUAN

1.      Mengetahui pengertian perencanaan

2.      Mengetahui arti dari rencana dan perencana

3.      Mengetahui betapa pentingnya perencanaan

4.      Mengetahui tujuan perencanaan

5.      Mengetahui keuntungan dan kerugian perencanaan

6.      Mengetahui syarat-syarat perencanaan yang baik

BAB II

PEMBAHASAN

A.    PENGERTIAN PERENCANAAN

Perencanaan adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen, karena organizing, staffing, directing, dan controlling pun harus terlebih dahulu direncanakan. Perencanaan ini adalah dinamis. Perencanaan ini ditujukan pada masa depan yang penuh dengan ketidakpastian, karena adanya perubahan kondisi dan situasi.

Hasil perencanaan baru akan diketahui pada masa depan. Agar risiko yang ditanggung relatif kecil, hendaknya semua kegiatan, tindakan, dan kebijakan direncanakan terlebih dahulu. Perencanaan ini adalah masalah “memilih”, artinya memilih tujuan, dan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut dari beberapa alternatif yang ada. Tanpa alternatif, perencanaan pun tidak ada. Perencanaan merupakan kumpulan dari beberapa keputusan.

Perencanaan diproses oleh perencana (planner), hasilnya menjadi rencana (plan). Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan rencana. Produk dari perencanaan adalah rencana.

B.     APA ITU RENCANA?

Rencana adalah dokumen yang menentukan kerangka bagaimana tujuan itu akan terpenuhi. Rencana biasanya meliputi alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan lain  yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tersebut. Rencana bisa tidak tertulis maupun tertulis, tetapi sebaiknya dibuat secara tertulis.

C.    SIAPAKAH PERENCANA ITU?

Pada dasarnya semua manajer melaksanakan perencanaan dan menjadi perencana (planner). Bedanya hanya terletak dalam luasnya rencana yang disusunnya. Semakin tinggi posisi jabatannya dalam organisasi maka semakin luas bidang rencana yang disusunnya. Menurut teknik pelaksanaannya, perencanaan dibagi menjadi 5 macam, yaitu:

1.      Manajer yang melaksanakan perencanaannya sendiri

2.      Manajer yang melaksanakan tetapi disesuaikan dengan usul-usul para bawahan

3.      Manajer menetapkan bagan, bawahan yang merencanakan

4.      Bawahan yang merencanakan dan yang memutuskan manajer

5.      Joint participation in planning.

D.      UNSUR UNSUR PERENCANAAN

1.      Audit Situasi

Audit situasi dilaksanakan dengan memeriksa data prestasi beberapa masa yang lalu. Prinsipnya adalah untuk mendapatkan informasi pengenalan diri sendiri saat ini di sini dengan segala dimensinya: apa, siapa, mengapa, untuk apa, di mana, bagaimana, berapa? Mendaftar berbagai aspek kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) internal yang diketahui.

Selanjutnya teknik forecasting secara statistik biasanya digunakan untuk melihat ekstapolasi kecenderungan data ke masa depan dalam situasi konstan seperti pada masa lalu. Tetapi situasi tidak akan tetap sama karena adanya perubahan. Perubahan-perubahan masa depan diantisipasi dengan berbagai teknik riset masa depan.

2.      Riset masa depan

Adalah usaha untuk memperkirakan situasi lingkungan eksternal masa depan yang akan dihadapi. Tujuan riset masa depan (future research) adalah mengenali dan mempertimbangkan dampak dari kecenderungan perkembangan faktor-faktor dalam ekonomi makro, bidang industri atau jasa, politik, perubahan sosial, teknologi, budaya dan gaya hidup masyarakat, keamanan dan lain sebagainya, apakah positif ataukah negatif. Juga diperkirakan situasi persaingan. Apa yang akan dikerjakan pemain dan pesaing lama? Berapa banyak pemain dan pesaing baru akan terjun di lapangan (pasar)? Dampak positif berarti peluang (opportunities) bagi pengembangan karya yang perlu ditangkap dan dimanfaatkan. Dampak negatif berarti ancaman (threats), hambatan atau kendala bagi kemajuan. Maka perlu diatasi.

3.      Asumsi-asumsi

Gabungan audit situasi (internal) dan riset masa depan (eksternal) yang dipadukan dengan melakukan metode Analisis SWOT menghasilkan asumsi-asumsi atau pengandaian situasi atas berbagai faktor variabel. Data basis yang diperoleh di sini seolah-olah siap memberi penjelasan pada setiap pertanyaan: mengapa.

4.      Visi

Visi adalah proyeksi gambaran diri pada masa depan dengan segala dimensinya berdasarkan data realitas sekarang, dan berbagai kecenderungan baik internal maupun eksternal. Visi bisa dikatakan impian berdasarkan kenyataan. Bukan gambaran yang muluk-muluk tanpa dasar. Di sini ditampung data verbal mengenai nilai-nilai, harapan dan aspirasi setelah paparan situasi sekarang dan kecenderungan masa depan. Mau jadi apa dan bagaimana ke depan? Visi menjadi pengikat komunitas jika merupakan visi bersama, yang dibentuk secara bersama-sama.

5.      Tujuan, Sasaran, Target

Untuk mewujudkan Visi kemudian secara terasering (cascade) menurut kedudukan dalam sistem dilaksanakan penjabaran apa yang hendak dicapai menjadi ketentuan tujuan, sasaran dan target yang terukur dalam kurun waktu tertentu. Biasanya untuk perumusan tujuan, sasaran dan target digunakan prinsip SMART: apakah pernyataan tujuan, sasaran, target sudah Spesifik-sistematik, Measurable, Attainable, Realistic, dan Time-framed?

6.      Policy atau kebijakan

Perumusan policy atau kebijakan dasar dimaksudkan sebagai garis pedoman mengenai apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan, sasaran, target. Ini memberi warna dasar pada semua rencana usaha, misalnya orientasi pada kepuasan konsumen yang harus dipertimbangkan di dalam semua rencana strategi dan taktis.

7.      Rencana Strategi

Garis besar ketentuan mengenai bidang-bidang utama mengenai pengembangan bisnis dan organisasi, pembaruan dan pengembangan produk, strategi persaingan dan pemasaran, strategi keuangan, strategi investasi prasarana dan sarana, strategi produksi dan strategi sumber daya manusia.

8.      Keunggulan Strategis

Perencanaan yang dengan jelas merumuskan hal-hal berikut dikatakan sudah mempunyai potensi keunggulan strategis:

a.       Visi

b.      Strategi

c.       Taktik

d.      Implementasi

e.       Operasi

(Kenneth Primozic, Edward Primozic dan Joe Leben (1991): Strategic Choices: Supremacy, Survival or Sayonara. McGrawHill).

Pemikiran strategis haruslah merupakan suatu daur berkesinambungan. Daur itu dimulai dengan pembentukan visi organisasi, berlanjut dengan penentuan strategi (yaitu tujuan dan garis besar usaha untuk mewujudkannya) yang menentukan bagaimana visi digunakan untuk membimbing semua usaha dan karya organisi, kemudian dijabarkan menjadi pelbagai taktik yang tepat dalam mengaplikasikan strategi, mengarah pada langkah-langkah implementasi taktik serta tindakan operasional yang harus dilaksanakan dari hari ke hari dalam organisasi. Tak ada tangga yang boleh dilewatkan di dalam pemikiran dan perumusan semua itu di dalam daur perencanaan yang berkesinambungan.

E.     PERENCANAAN DAN RENCANA SANGAT PENTING KARENA:

1.                  Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada tujuan yang ingin dicapai

2.                  Tanpa perencanaan dan rencana tidak ada pedoman pelaksanaan sehingga banyak pemborosan

3.                  Rencana adalah dasar pengendalian, karena tanpa ada rencana pengendalian tidak dapat dilakukan

4.                  Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada keputusan dan proses manajemen pun tidak ada

F.     TUJUAN PERENCANAAN

1.      Menentukan tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur dan program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan

2.      Menjadikan tindakan ekonomis, karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik kepada tujuan

3.      Usaha untuk memperkecil risiko yang dihadapi pada masa yang akan datang

4.      Membuat semua kegiatan menjadi teratur dan memiliki tujuan

5.      Memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh pekerjaan

6.      Menjadi suatu landasan untuk pengendalian

7.      Usaha untuk menghindari mismanagement dalam penempatan karyawan

8.      Membantu peningkatan daya guna dan hasil guna organisasi

G.    KEUNTUNGAN PERENCANAAN

1.      Tujuan menjadi lebih jelas, objektif, dan rasional

2.      Semua aktivitas menjadi lebih terarah, teratur, dan ekonomis

3.      Meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki

4.      Memperkecil risiko yang dihadapi

5.      Memberikan landasan untuk pengendalian

6.      Merangsang prestasi kerja

7.      Memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap

8.      Dengan perencanaan dapat diketahui tingkat keberhasilan karyawan

H.    KERUGIAN PERENCANAAN

1.      Membatasi tindakan dan inisiatif para bawahan, karena mereka harus bekerja sesuai pola yang telah ditetapkan

2.      Menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu diambil jika ada keadaan darurat

3.      Belum bisa untuk meramalkan apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang, karena informasi yang dibutuhkan belum tentu tepat

4.      Biaya yang diperlukan cukup besar, bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai

5.      Mempunyai penghalang-penghalang psikologis, karena orang lebih memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang

I.       SYARAT-SYARAT PERENCANAAN YANG BAIK, YAITU:

1.      Merumuskan dahulu masalah yang akan direncanakan sejelas-jelasnya

2.      Perencanaan harus didasarkan pada informasi, data, dan fakta

3.      Menetapkan beberapa alternatif dan premises-nya

4.      Putuskanlah suatu keputusan yang menjadi rencana

5.      Prosedur atau langkah-langkah perencanaan yang baik

6.      Menjelaskan dan merumuskan dahulu masalah, usaha, dan tujuan yang akan direncanakan itu

7.      Mengumpulkan data, informasi, dan fakta yang diperlukan secukupnya

8.      Menganalisis dan mengklarifikasikan data, informasi, dan fakta serta hubungan-hubungannya

9.      Menetapkan perencanaan, premises, dan hambatan-hambatan serta hal-hal yang mendorongnya

10.  Menentukan beberapa alternatif

11.  Pilihlah rencana yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada

12.  Tetapkanlah urutan-urutan dan penetapan waktu secara terinci bagi rencana yang diusulkan itu

13.  Laksanakanlah pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan

BAB III

PENUTUP

J.      KESIMPULAN

·         Perencanaan merupakan fungsi utama manajer. Pelaksanaan pekerjaan tergantung pada baik buruknya suatu rencana

·         Perencanaan harus diarahkan pada tercapainya tujuan

·         Perencanaan harus didasarkan atas kenyataan-kenyataan objektif dan rasional untuk mewujudkan adanya kerja sama yang efektif

·         Manajemen baru dikatakan ada, jika ada rencananya (tujuannya ada)

·         Pelaksanaan proses manajemen akan lebih mudah dan baik, jika rencananya baik, jelas, dan terinci

·         Suatu rencana menjadi dasar dan alat pengendalian

·         Dampak / hasilnya baru diketahui pada masa datang setelah rencana itu dilaksanakan

II.                 KRITIK DAN SARAN

Demikian makalah ini kami buat, namun pastinya masih mempunyai banyak kekuarangan dan jauh dari kesempurnaan maka dari itu kami berharap para pembaca sudi dapat memberikan kritk dan saran yang membangun kepada kami demi sempurnanya makalah ini. Semoga makalah ini  berguna bagi penulis, khususnya juga kepada para pembaca. Apabila terdapat kesalahan dalam penulisan makalah ini, mohon dimaafkan. Sekian dan terima kasih.

DAFTAR PUSTAKA

HASIBUAN, Malayu S.P., Haji. 2001. Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara

Robbins, Stephen. P. 2009. Management, Tenth Edition. Jakarta: Erlangga

Hery, S.E., M.Si. . 2013. Cara Cepat dan Mudah Memahami Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Penerbit Gava Media