BAB I
PENDAHULUAN
I.
LATAR
BELAKANG
Perencanaan
sering disebut fungsi manajemen yang utama karena menentukan dasar untuk semua
hal lainnya yang dilakukan para manajer ketika mengelola, memimpin, dan
mengendalikan. Perencanaan pasti juga memerlukan banyak usaha. Dan ada beberapa
alasan mengapa para manajer harus melakukan perencanaan.
Pertama,
perencanaan memberikan arah kepada para manajer dan nonmanajer. Ketika karyawan
mengetahui apa yang berusaha dicapai oleh organisasi atau unit kerja mereka dan
apa yang harus mereka kontribusikan untuk mencapai tujuan itu, mereka dapat
mengoordinasikan kegiatannya, saling bekerja sama, dan melakukan apa yang
diperlukan untuk mencapai tujuan ini. Tanpa perencanaan, departemen dan
perorangan harus bekerja lintas tujuan serta mencegah organisasi mencapai
tujuannya secara efisien.
Selain,
perencanaan mengurangi ketidakpastian dengan mendorong para manajernya
memandang ke depan, mengantisipasi perubahan, mempertimbangkan banyak
perubahan, dan mengembangkan respon yang tepat. Meskipun perencanaan tidak akan
menghilangkan ketidakpastian, manajer akan tetap melakukan perencanaan hingga
mereka dapat merespon secara efektif.
Selain
itu, perencanaan juga meminimalkan pemborosan dan kekosongan. Apabila aktivitas
kerja dikoordinasikan sesuai rencana, ketidakefisienan akan menjadi jelas dan
dapat diperbaiki atau dihilangkan.
Terakhir,
perencanaan menetapkan tujuan atau standar yang digunakan dalam pengendalian.
Ketika para manajer melakukan perencanaan, mereka mengembangkan tujuan dan rencana.
Ketika mereka melakukan pengendalian, mereka melihat apakah rencana itu telah
dilaksanakan dan tujuan terpenuhi. Tanpa perencanaan, tidak akan ada tujuan
yang dapat digunakan untuk mengukur atau
mengevakuasi usaha kerja.
II.
RUMUSAN
MASALAH
1. Apa
pengertian perencanaan?
2. Apa
itu rencana? Siapakah perencana itu?
3. Kenapa
perencanaan dan rencana sangat penting?
4. Apa
tujuan perencanaan?
5. Keuntungan
dan Kerugian Perencanaan
6. Syarat-Syarat
Perencanaan yang Baik
III.
TUJUAN
1. Mengetahui
pengertian perencanaan
2. Mengetahui
arti dari rencana dan perencana
3. Mengetahui
betapa pentingnya perencanaan
4. Mengetahui
tujuan perencanaan
5. Mengetahui
keuntungan dan kerugian perencanaan
6. Mengetahui
syarat-syarat perencanaan yang baik
BAB II
PEMBAHASAN
A.
PENGERTIAN
PERENCANAAN
Perencanaan
adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen, karena organizing, staffing, directing, dan controlling pun harus terlebih
dahulu direncanakan. Perencanaan ini adalah dinamis. Perencanaan ini ditujukan
pada masa depan yang penuh dengan ketidakpastian, karena adanya perubahan
kondisi dan situasi.
Hasil
perencanaan baru akan diketahui pada masa depan. Agar risiko yang ditanggung
relatif kecil, hendaknya semua kegiatan, tindakan, dan kebijakan direncanakan
terlebih dahulu. Perencanaan ini adalah masalah “memilih”, artinya memilih
tujuan, dan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut dari beberapa
alternatif yang ada. Tanpa alternatif, perencanaan pun tidak ada. Perencanaan
merupakan kumpulan dari beberapa keputusan.
Perencanaan
diproses oleh perencana (planner), hasilnya menjadi rencana (plan). Perencanaan
adalah suatu proses untuk menentukan rencana. Produk dari perencanaan adalah
rencana.
B.
APA
ITU RENCANA?
Rencana
adalah dokumen yang menentukan kerangka bagaimana tujuan itu akan terpenuhi.
Rencana biasanya meliputi alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan lain yang diperlukan untuk memenuhi tujuan
tersebut. Rencana bisa tidak tertulis maupun tertulis, tetapi sebaiknya dibuat
secara tertulis.
C.
SIAPAKAH
PERENCANA ITU?
Pada
dasarnya semua manajer melaksanakan perencanaan dan menjadi perencana (planner). Bedanya hanya terletak dalam
luasnya rencana yang disusunnya. Semakin tinggi posisi jabatannya dalam
organisasi maka semakin luas bidang rencana yang disusunnya. Menurut teknik
pelaksanaannya, perencanaan dibagi menjadi 5 macam, yaitu:
1. Manajer
yang melaksanakan perencanaannya sendiri
2. Manajer
yang melaksanakan tetapi disesuaikan dengan usul-usul para bawahan
3. Manajer
menetapkan bagan, bawahan yang merencanakan
4. Bawahan
yang merencanakan dan yang memutuskan manajer
5. Joint participation in planning.
D. UNSUR
UNSUR PERENCANAAN
1.
Audit
Situasi
Audit
situasi dilaksanakan dengan memeriksa data prestasi beberapa masa yang lalu.
Prinsipnya adalah untuk mendapatkan informasi pengenalan diri sendiri saat ini
di sini dengan segala dimensinya: apa, siapa, mengapa, untuk apa, di mana,
bagaimana, berapa? Mendaftar berbagai aspek kekuatan (strengths) dan kelemahan
(weaknesses) internal yang diketahui.
Selanjutnya
teknik forecasting secara statistik biasanya digunakan untuk melihat
ekstapolasi kecenderungan data ke masa depan dalam situasi konstan seperti pada
masa lalu. Tetapi situasi tidak akan tetap sama karena adanya perubahan.
Perubahan-perubahan masa depan diantisipasi dengan berbagai teknik riset masa
depan.
2.
Riset
masa depan
Adalah
usaha untuk memperkirakan situasi lingkungan eksternal masa depan yang akan
dihadapi. Tujuan riset masa depan (future research) adalah mengenali dan
mempertimbangkan dampak dari kecenderungan perkembangan faktor-faktor dalam
ekonomi makro, bidang industri atau jasa, politik, perubahan sosial, teknologi,
budaya dan gaya hidup masyarakat, keamanan dan lain sebagainya, apakah positif
ataukah negatif. Juga diperkirakan situasi persaingan. Apa yang akan dikerjakan
pemain dan pesaing lama? Berapa banyak pemain dan pesaing baru akan terjun di
lapangan (pasar)? Dampak positif berarti peluang (opportunities) bagi
pengembangan karya yang perlu ditangkap dan dimanfaatkan. Dampak negatif
berarti ancaman (threats), hambatan atau kendala bagi kemajuan. Maka perlu
diatasi.
3.
Asumsi-asumsi
Gabungan
audit situasi (internal) dan riset masa depan (eksternal) yang dipadukan dengan
melakukan metode Analisis SWOT menghasilkan asumsi-asumsi atau pengandaian
situasi atas berbagai faktor variabel. Data basis yang diperoleh di sini
seolah-olah siap memberi penjelasan pada setiap pertanyaan: mengapa.
4.
Visi
Visi
adalah proyeksi gambaran diri pada masa depan dengan segala dimensinya
berdasarkan data realitas sekarang, dan berbagai kecenderungan baik internal
maupun eksternal. Visi bisa dikatakan impian berdasarkan kenyataan. Bukan
gambaran yang muluk-muluk tanpa dasar. Di sini ditampung data verbal mengenai
nilai-nilai, harapan dan aspirasi setelah paparan situasi sekarang dan
kecenderungan masa depan. Mau jadi apa dan bagaimana ke depan? Visi menjadi
pengikat komunitas jika merupakan visi bersama, yang dibentuk secara
bersama-sama.
5.
Tujuan,
Sasaran, Target
Untuk
mewujudkan Visi kemudian secara terasering (cascade) menurut kedudukan dalam
sistem dilaksanakan penjabaran apa yang hendak dicapai menjadi ketentuan
tujuan, sasaran dan target yang terukur dalam kurun waktu tertentu. Biasanya
untuk perumusan tujuan, sasaran dan target digunakan prinsip SMART: apakah
pernyataan tujuan, sasaran, target sudah Spesifik-sistematik, Measurable, Attainable,
Realistic, dan Time-framed?
6.
Policy
atau kebijakan
Perumusan
policy atau kebijakan dasar dimaksudkan sebagai garis pedoman mengenai apa yang
boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan dalam rangka pencapaian
tujuan, sasaran, target. Ini memberi warna dasar pada semua rencana usaha,
misalnya orientasi pada kepuasan konsumen yang harus dipertimbangkan di dalam
semua rencana strategi dan taktis.
7.
Rencana
Strategi
Garis
besar ketentuan mengenai bidang-bidang utama mengenai pengembangan bisnis dan
organisasi, pembaruan dan pengembangan produk, strategi persaingan dan
pemasaran, strategi keuangan, strategi investasi prasarana dan sarana, strategi
produksi dan strategi sumber daya manusia.
8.
Keunggulan
Strategis
Perencanaan
yang dengan jelas merumuskan hal-hal berikut dikatakan sudah mempunyai potensi
keunggulan strategis:
a. Visi
b. Strategi
c. Taktik
d. Implementasi
e. Operasi
(Kenneth
Primozic, Edward Primozic dan Joe Leben (1991): Strategic Choices: Supremacy,
Survival or Sayonara. McGrawHill).
Pemikiran
strategis haruslah merupakan suatu daur berkesinambungan. Daur itu dimulai
dengan pembentukan visi organisasi, berlanjut dengan penentuan strategi (yaitu
tujuan dan garis besar usaha untuk mewujudkannya) yang menentukan bagaimana
visi digunakan untuk membimbing semua usaha dan karya organisi, kemudian
dijabarkan menjadi pelbagai taktik yang tepat dalam mengaplikasikan strategi,
mengarah pada langkah-langkah implementasi taktik serta tindakan operasional
yang harus dilaksanakan dari hari ke hari dalam organisasi. Tak ada tangga yang
boleh dilewatkan di dalam pemikiran dan perumusan semua itu di dalam daur
perencanaan yang berkesinambungan.
E.
PERENCANAAN
DAN RENCANA SANGAT PENTING KARENA:
1.
Tanpa perencanaan dan rencana berarti
tidak ada tujuan yang ingin dicapai
2.
Tanpa perencanaan dan rencana tidak ada
pedoman pelaksanaan sehingga banyak pemborosan
3.
Rencana adalah dasar pengendalian,
karena tanpa ada rencana pengendalian tidak dapat dilakukan
4.
Tanpa perencanaan dan rencana berarti
tidak ada keputusan dan proses manajemen pun tidak ada
F.
TUJUAN
PERENCANAAN
1. Menentukan
tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur dan program serta memberikan pedoman
cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan
2. Menjadikan
tindakan ekonomis, karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik
kepada tujuan
3. Usaha
untuk memperkecil risiko yang dihadapi pada masa yang akan datang
4. Membuat
semua kegiatan menjadi teratur dan memiliki tujuan
5. Memberikan
gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh pekerjaan
6. Menjadi
suatu landasan untuk pengendalian
7. Usaha
untuk menghindari mismanagement dalam
penempatan karyawan
8. Membantu
peningkatan daya guna dan hasil guna organisasi
G.
KEUNTUNGAN
PERENCANAAN
1. Tujuan
menjadi lebih jelas, objektif, dan rasional
2. Semua
aktivitas menjadi lebih terarah, teratur, dan ekonomis
3. Meningkatkan
daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki
4. Memperkecil
risiko yang dihadapi
5. Memberikan
landasan untuk pengendalian
6. Merangsang
prestasi kerja
7. Memberikan
gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap
8. Dengan
perencanaan dapat diketahui tingkat keberhasilan karyawan
H.
KERUGIAN
PERENCANAAN
1. Membatasi
tindakan dan inisiatif para bawahan, karena mereka harus bekerja sesuai pola
yang telah ditetapkan
2. Menyebabkan
terlambatnya tindakan yang perlu diambil jika ada keadaan darurat
3. Belum
bisa untuk meramalkan apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang, karena
informasi yang dibutuhkan belum tentu tepat
4. Biaya
yang diperlukan cukup besar, bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai
5. Mempunyai
penghalang-penghalang psikologis, karena orang lebih memperhatikan masa
sekarang daripada masa yang akan datang
I.
SYARAT-SYARAT
PERENCANAAN YANG BAIK, YAITU:
1. Merumuskan
dahulu masalah yang akan direncanakan sejelas-jelasnya
2. Perencanaan
harus didasarkan pada informasi, data, dan fakta
3. Menetapkan
beberapa alternatif dan premises-nya
4. Putuskanlah
suatu keputusan yang menjadi rencana
5. Prosedur
atau langkah-langkah perencanaan yang baik
6. Menjelaskan
dan merumuskan dahulu masalah, usaha, dan tujuan yang akan direncanakan itu
7. Mengumpulkan
data, informasi, dan fakta yang diperlukan secukupnya
8. Menganalisis
dan mengklarifikasikan data, informasi, dan fakta serta hubungan-hubungannya
9. Menetapkan
perencanaan, premises, dan
hambatan-hambatan serta hal-hal yang mendorongnya
10. Menentukan
beberapa alternatif
11. Pilihlah
rencana yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada
12. Tetapkanlah
urutan-urutan dan penetapan waktu secara terinci bagi rencana yang diusulkan
itu
13. Laksanakanlah
pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan
BAB III
PENUTUP
J.
KESIMPULAN
·
Perencanaan merupakan fungsi utama
manajer. Pelaksanaan pekerjaan tergantung pada baik buruknya suatu rencana
·
Perencanaan harus diarahkan pada
tercapainya tujuan
·
Perencanaan harus didasarkan atas
kenyataan-kenyataan objektif dan rasional untuk mewujudkan adanya kerja sama
yang efektif
·
Manajemen baru dikatakan ada, jika ada
rencananya (tujuannya ada)
·
Pelaksanaan proses manajemen akan lebih
mudah dan baik, jika rencananya baik, jelas, dan terinci
·
Suatu rencana menjadi dasar dan alat
pengendalian
·
Dampak / hasilnya baru diketahui pada
masa datang setelah rencana itu dilaksanakan
II.
KRITIK DAN SARAN
Demikian
makalah ini kami buat, namun pastinya masih mempunyai banyak kekuarangan dan
jauh dari kesempurnaan maka dari itu kami berharap para pembaca sudi dapat
memberikan kritk dan saran yang membangun kepada kami demi sempurnanya makalah
ini. Semoga makalah ini berguna bagi
penulis, khususnya juga kepada para pembaca. Apabila terdapat kesalahan dalam
penulisan makalah ini, mohon dimaafkan. Sekian dan terima kasih.
DAFTAR PUSTAKA
HASIBUAN,
Malayu S.P., Haji. 2001. Manajemen.
Jakarta: Bumi Aksara
Robbins,
Stephen. P. 2009. Management, Tenth
Edition. Jakarta: Erlangga
Hery,
S.E., M.Si. . 2013. Cara Cepat dan Mudah
Memahami Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Penerbit Gava Media